Konferencje

Organizacja konferencji, w zależności od jej charakteru, może okazać się bardzo poważnym przedsięwzięciem. Przykładowo, zupełnie inny charakter będzie miała kameralna, jednodniowa konferencja dla 30 osób, a inny - np. międzynarodowe sympozjum dla specjalistów z danej dziedziny trwające tydzień. Oba typy imprez wymagają jednak dokładnego planowania obejmującego określenie budżetu, wybranie obiektu konferencyjnego, opracowanie programu artystycznego i znalezienie zespołu podwykonawców.

Wysokość budżetu będzie w największy sposób wpływać na ostateczny wygląd imprezy. Przede wszystkim istotnie wpłynie na wybór miejsca organizacji imprezy, np. wielkość sali konferencyjnej, poziom bazy hotelowej oraz catering. W przypadku kameralnych imprez, można zastanowić się nad organizacją w nietypowym miejscu, takim jak np. jacht, zabytkowe wnętrze (np. zamek), pole golfowe. Należy również wziąć pod uwagę możliwość organizacji imprez towarzyszących, takich jak zwiedzanie lokalnych atrakcji.

Organizator powinien przewidzieć wystąpienie różnych sytuacji nietypowych, takich jak awaria sprzętu nagłaśniającego czy rzutnika, większą liczbę uczestników niż zakładano, sytuację pogodową podczas imprez plenerowych, itp. Analiza możliwych czynników ryzyka, to podstawa sukcesu.

Duże konferencje wymagają odpowiedniej promocji w mediach i pozyskania sponsorów. Niejednokrotnie wymagane będzie opracowanie loga konferencji, strony internetowej oraz materiałów konferencyjnych, takich jak: identyfikatory, certyfikaty, broszury ze streszczeniami prezentacji czy wykładów, teczki konferencyjne, gadżety. Strona www konferencji to doskonałe miejsce na zamieszczenie formularza rejestracyjnego, prezentację aktualności i szczegółowego programu konferencji.

Przykładem ogromnej konferencji jest konferencja klimatyczna ONZ (XIV Sesja Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie Zmian Klimatu) organizowana w listopadzie 2008, w Poznaniu. Szacuje się że w związku z tym, przyjedzie do stolicy Wielkopolski ok. 10 tysięcy osób (specjalistów, dziennikarzy, osób towarzyszących). Tego typu przedsięwzięcie wymaga udziału władz miasta w organizacji konferencji. Poza oczywistymi problemami organizatorów, takimi jak zapewnienie miejsc noclegowych dla wszystkich gości, będzie możliwie jak najlepsze rozwiązanie problemów komunikacyjnych (korki) oraz zabezpieczenie bezpieczeństwa uczestników oraz pilnowanie porządku na ulicach z uwagi na chociażby ewentualne protesty antyglobalistów. Jak Poznań poradzi sobie z tak wielką imprezą - czas pokaże.

Data artykułu: 2008.10.28

Zobacz również:
Imprezy targowe,
Integracja w firmie.

Wejścia robotów:  108  52  109  285  6

[powrót]   [strona główna]